نرم افزار HelpDesk برای هر کسب و کاری با هر اندازه ای حیاتی است. این به سازمان شما کمک می کند تا سوالات و مسائل مشتری را بهتر مدیریت کند و تیم پشتیبانی شما را قادر می سازد به طور موثر با مشتریان ارتباط برقرار کند.

ارائه خدمات خوب به مشتریان آسان نیست. پاسخ به سوالات و برقراری ارتباط با مشتریان زمان زیادی را از تیم ها می گیرد. اما خوشبختانه با نرم افزار HelpDesk می توانید در زمان و هزینه سازمان خود صرفه جویی کنید.

اگر زمان زیادی را با مشتریان سازمان و تیم خود می گذرانید و تعداد زیادی از سوالات و مشکلات مشتریان زمان زیادی را از سازمان شما می گیرد، باید نیروهای پشتیبانی و خدمات خود را افزایش دهید تا به این حجم بالای پیام پاسخ دهید. ، سپس Help Desk نرم افزار مورد نیاز شما است.

نرم افزار Help Desk چگونه کار می کند؟

نرم افزار میز راهنمایی مبتنی بر بلیط است. هر بار که مشتریان شما سوال یا شکایتی دارند، به عنوان یک بلیط ثبت می شود. این بلیط ها به عنوان خلاصه مشکل، مشخصات مشتری و سایر داده های اولیه ذخیره می شوند. سپس این بلیط ها اولویت بندی و دسته بندی می شوند. سپس این بلیط ها برای پاسخ و گاهی اوقات پاسخ خودکار به تیم مربوطه ارسال می شوند.

اما با روش سنتی و قدیمی، ساعت ها یا حتی روزها طول می کشد تا هر مشتری پاسخ خود را بگیرد و مشکل خود را حل کند. اما خوشبختانه، نرم افزار HelpDesk می تواند پاسخ های بلیط را در عرض چند دقیقه آماده و ارسال کند.

5 نشانه که سازمان شما به نرم افزار HelpDesk نیاز دارد

دلایل زیادی وجود دارد که هر کسب و کاری را مجبور به استفاده از نرم افزارهای کمکی می کند. در زیر 5 مورد از مهم ترین دلایلی که نشان می دهد باید از این نرم افزار استفاده کنید و پیاده سازی Help Desk برای شما سودآور خواهد بود آورده شده است.

1. تعامل با مشتری را افزایش دهید

نرم افزار Help Desk به شما و تیم پشتیبانی و خدمات شما کمک می کند تا بهتر با مشتریان خود ارتباط برقرار کنید و این ارتباط را آسان تر و کارآمدتر کنید. به طور معمول، مشتریان تمایل دارند از طریق ایمیل، تماس های تلفنی و چت آنلاین با تیم ها ارتباط برقرار کنند و این تعامل را حفظ کنند.

در صورت عدم استفاده از نرم افزار Help Desk، احتمال از دست دادن اطلاعات مشتری زیاد است و حتی ممکن است خطای ناشی از نیروی فیزیکی در فرآیند فروش و بازاریابی رخ دهد. اما با نرم افزار Help Desk تمامی داده های مربوط به مشتریان شما حفظ می شود و دیگر نگران از دست دادن مهم ترین راه های ارتباطی با مشتریان خود نخواهید بود.

بنابراین شما بهتر می دانید که مسائل مشتریان را به کدام واحد یا تیم هدایت کنید تا مشتریان بتوانند پاسخ بهتری دریافت کنند و در نتیجه بازخورد خود را بدون دردسر در اختیار تیم و سازمان شما قرار دهند.

2. گزارش های بهبود یافته و سفارشی شده

یکی دیگر از نشانه های نیاز به نرم افزار Help Desk داشتن گزارش شخصی از داده های مشتری است. این گزارش شامل اطلاعاتی درباره سؤالاتی است که مشتریان شما به طور مداوم می پرسند، تجربه مشتری، زمان پاسخگویی و سایر اطلاعات مورد نیاز برای ارتباط بهتر.

هنگامی که در یک بلیط به عنوان یک تیم یا نیرو در داشبورد خود نام برده می شوید، می توانید به سرعت بلیط را مشاهده کنید و به آن داده ها و اطلاعات موجود در داشبورد خود دسترسی داشته باشید و به آنها پاسخ دهید. علاوه بر این، این گزارش ها به شما کمک می کند تا کار خود را بهبود بخشید و زمان پاسخگویی خود را بهبود بخشید.

3. سازماندهی بهتر بلیط ها

مشتریان شما می توانند مسائل، سوالات و شکایات خود را از طریق Ticket ثبت کنند و تیم شما را در مورد آنها از Ticket مطلع کنند. نرم افزار Help Desk به شما در مدیریت این بلیط ها کمک می کند. و مدیریت بلیط سازمان شما را قادر می‌سازد تا از هر مشکلی آگاه باشد و سریع‌تر به مشتریان پاسخ دهد.

با نرم افزار HelpDesk، مشتریان شما مجبور نیستند روزها و ساعت ها منتظر پاسخ شما باشند. می‌توانید به راحتی بلیط‌ها را دسته‌بندی کنید، آن‌ها را ردیابی کنید و از طریق داشبورد به تیم مربوطه ارسال کنید تا سریع به آنها پاسخ داده شود.

4. مدیریت ارتباطات بهتر در یک مکان

سوالات، اطلاعات و داده های مشتریان در یک مکان خاص ذخیره می شود که مدیریت آنها را آسان تر و بدون واسطه می کند. این اطلاعات عمدتاً در بخشی به نام صندوق ورودی مشترک قرار می گیرد.

تیم پشتیبانی مشتری می تواند با مراجعه به این بخش و بررسی تیکت ها و اولویت بندی آنها و در نهایت استراتژی مناسب را تعیین و برای پاسخگویی پیاده سازی کند. حتی اگر مشتری شما سعی کند از طریق کانال های مختلف با شما تماس بگیرد، این نرم افزار تمام اطلاعات را در یک مکان نگه می دارد و مشتری همچنان پاسخ مناسب را دریافت می کند.

سازمان می تواند علاوه بر قرار دادن اطلاعات و تیکت ها در مکانی خاص، از طریق نرم افزار HelpDesk به رایج ترین سوالات پاسخ آماده ارائه کرده و در قسمتی که در دسترس مشتریان است قرار دهد. در این صورت اگر مشتری با مشکلی مواجه شد یا سوالی داشت می تواند به سرعت پاسخ خود را در این پایگاه دریافت کند. یا وقتی تیکت می‌سازد، پاسخ او را به صورت خودکار دریافت کنید!

5. معیارهای مهم را اندازه گیری کنید

نرم افزار Help Desk ابزارهای مفید بسیاری را در اختیار مشاغل قرار می دهد که می توانند معیارهای مهم را به دقت اندازه گیری کنند. این ابزارها به سازمان شما این امکان را می دهد که کنترل کافی بر بخش های مختلف به ویژه بخش پشتیبانی و خدمات مشتریان داشته باشد و پیشرفت آنها را زیر نظر داشته باشد.

نتایجی که این ابزارها به شما می دهند در نهایت فرآیندهای شفافی را در سازمان شما ایجاد می کند و کیفیت و کارایی فعالیت های شما را افزایش می دهد.

از جمله شاخص های ارائه شده توسط نرم افزار دانا دسک می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • حجم بلیط ها
  • زمان پاسخ
  • رضایت مشتری
  • عملکرد تیم
  • راه های ورود بلیط

پیاده سازی نرم افزار دسک دانا

نرم افزار Dana Desk نرم افزار کاربردی HelpDesk برای هر کسب و کاری است که می خواهد کار و عملیات خود را چه در زمینه فناوری اطلاعات و چه در زمینه ارائه خدمات بهتر به مشتریان بهبود بخشد.

نرم افزار Dana Desk به سازمان شما کمک می کند تا فرآیندهای شما را خودکار کند، سریعتر به بلیط ها پاسخ دهد و در هزینه ها صرفه جویی کند. همچنین یادگیری این نرم افزار بسیار آسان است و امکانات ضروری و مهمی مانند Ticketing و Help Desk را در اختیار تیم ها قرار می دهد تا بتوانند بهتر به مشتریان خدمات رسانی کنند و تعامل بهتری با آنها ایجاد کنند.