قبل از پاسخ به سؤال اساسی چگونه برنامه ریزی کنیم، باید بدانیم که توسعه یک برنامه مؤثر، یک مهارت است که با استفاده از آن می‌توانید راه خود را به سمت اهداف و آرزوهایتان بسازید تا به سرعت به آن‌ها برسید. کلید دستیابی به موفقیت، درک این نکته است که چگونه باید برنامه‌ریزی کنیم. بسیاری از افراد برای انجام وظایف و برنامه‌های خود در زندگی، برنامه‌ای تدوین می‌کنند، اما به دلیل نبود آگاهی کافی در مورد چگونگی برنامه‌ریزی صحیح و مناسب، نمی‌توانند آن را به درستی اجرا کنند. با مطالعه این مقاله، شما می‌توانید با یادگیری مراحل و روش‌های پایه‌ای برای تدوین برنامه و جلوگیری از خطاها و باورهای نادرست، برنامه ریزی قابل اجرایی داشته باشید.

با توجه به نظرات ناپلئون هیل، نویسنده معروف آمریکایی، برای پیروز شدن، چندین خصوصیت لازم است، از جمله تعیین هدف قطعی، شناخت دقیق آنچه می‌خواهید به دست آورید و علاقه شدید به دست یافتن به آن! در این مقاله از مجموعه مقالات دانشگاه کسب و کار می‌خواهیم به سؤال مهم و اساسی چگونه برنامه ریزی کنیم پاسخ بدهیم و اشتباهات رایج در برنامه ریزی را بررسی کنیم. اگر دوست دارید در مسیر موفقیت قدم بگذارید، حتماً تیم ما را تا انتهای این مقاله همراهی کنید.

نگاهی به تعریف برنامه ریزی موفق

برنامه‌ریزی یک فرایند است که به ما کمک می‌کند تا به اهداف خود برسیم. این فرایند شامل انجام کارها و فعالیت‌های منظم و مداوم است که به ما کمک می‌کند تا به آن چه می‌خواهیم برسیم. برای داشتن درک بهتری از مفهوم برنامه‌ریزی، پیشنهاد ما این است که مقالات مربوط به برنامه ریزی را در سایت ما بخوانید. در ادامه، تمام نکات و روش‌های لازم برای داشتن یک برنامه ریزی موفق را به طور کامل توضیح داده‌ایم.

برنامه ریزی چگونه می‌تواند به ما در رسیدن به اهداف کمک کند؟

در واقع برنامه‌ریزی روزانه یک ابزار بسیار مفید است که به ما امکان می‌دهد تا اهداف و نیازهای خود را به صورت کارآمد مرتب کنیم و یک چارچوب برای افزایش کارایی خود ارائه دهیم. با ساخت یک برنامه روزانه و تبدیل آن به یک الگو، این الگو می‌تواند به ما در رسیدن به اهداف طولانی مدت کمک کند و با استفاده از آن، ما می‌توانیم اطمینان حاصل کنیم که به طور مداوم در حال پیشرفت به سمت اهداف خود هستیم. این برنامه‌ریزی نیاز به استفاده از روش‌های خاص دارد. کتاب چگونگی سازماندهی کارها یکی از بهترین روش‌های موجود برای مدیریت کار را توضیح می‌دهد. همچنین، برخی از سودهای دیگر برنامه‌ریزی روزانه عبارت‌اند از:

  • عدم دستپاچگی در طول روز
  • بهبود عملکرد
  • جلوگیری از تعلل و اهمال کاری
  • تشکیل عادات سالم
  • حفظ تعادل بین کار و زندگی

چگونه برنامه ریزی کنیم؟

حال زمان این رسیده است که به این سؤال مهم و اساسی پاسخ دهیم. در ادامه تمامی قدم‌هایی که برای برنامه ریزی کردن نیاز دارید را به طور کامل توضیح داده‌ایم. برای آشنایی با این قدم‌ها تیم دانشگاه کسب و کار را تا انتهای این مقاله همراهی کنید.

1.خصوصیات و ویژگی‌های خود را بشناسید

توانایی‌ها و خصوصیات هر فرد متفاوت است. این نکته بسیار مهم است و نباید از یاد برود. گاهی اوقات، بدون در نظر گرفتن این موضوع، شما برنامه‌های خود را بر اساس برنامه‌های دیگران و افراد موفق تنظیم می‌کنید. به عنوان مثال، شاید شخص موفقی را مشاهده کنید که هر روز ساعت 5 صبح از خواب بیدار می‌شود. نباید فکر کنید که تنها با بیدار شدن در صبح زود، می‌توانید به موفقیت دست یابید و تصمیم بگیرید که از فردا به جای ساعت 10 صبح، ساعت 5 صبح بیدار شوید. شما باید به طور کامل با توانایی‌ها و خصوصیات خود آشنا باشید و بدانید که در چه زمانی از روز، انرژی زیادی دارید. شاید در ابتدای صبح، انرژی لازم برای کار کردن را نداشته باشید، اما شب‌ها انرژی زیادی برای فعالیت و پرداختن به کارهای خود دارید.

اگر نمی‌دانید در چه ساعاتی از روز، انرژی زیادی دارید، به مدت چند روز تا یک هفته به مقدار انرژی خود در طول روز توجه کنید. ببینید که در چه ساعتی از روز، عملکرد بالایی دارید و کارهای خود را به خوبی و با دقت مناسب انجام می‌دهید. ساعت‌های مورد نظر را در دفتر یادداشت یا گوشی همراه خود ثبت کنید تا در پایان، به نتیجه و زمان مناسب دست پیدا کنید.

پس از شناسایی زمان مناسب، کارهای مهم و اولویت‌دار خود را در آن زمان قرار داده و اجرا کنید (کارهایی که در 20 درصد قرار دارند). به این ترتیب، می‌توانید در زمان‌های با انرژی بالا، به پرداختن به کارهای مهم و حساس خود در طول روز بپردازید. توجه کنید که گام هایی که در این مقاله با هم بررسی می‌کنیم به طور قطعی منجر به موفقیت نمی شوند! شما باید هر گامی که بررسی می‌کنیم را مطابق با ویژگی ها و خصوصیات خود بازنویسی کنید.

2.چگونه برنامه ریزی کنیم؟ زمان را هدر ندهید

در طول روز بسیاری از ما به انجام فعالیت‌های بی‌معنی می‌پردازیم. این فعالیت‌ها معمولاً چیزهایی هستند که دوست داریم انجام دهیم و به شکلی باعث می‌شوند که از وظایف اصلی خود دور شویم. برخی از این فعالیت‌ها عبارت‌اند از گذراندن ساعت‌های فراوان در شبکه‌های اجتماعی، زیاد صحبت کردن با دوستان و خانواده با تلفن، تماشای برنامه‌های تلویزیون بدون محتوا و تکراری، بازی کردن با تلفن همراه (چون همیشه در دسترس است) و غیره. بنابراین، یکی از مهم‌ترین چالش‌ها و نکات مهم برای برنامه ریزی بهتر، یادداشت کردن زمان‌های تلف شده در طول روز است. فقط کافی است یک روز کامل را به این کار اختصاص دهید تا به نتایج مطلوب برسید. در پایان روز، شما به خوبی متوجه خواهید شد که چقدر زمان در هر روز هدر می‌رود. با شناسایی زمان‌های تلف شده و استفاده بهینه از آن‌ها، دیگر از کمبود زمان در پایان روز هیچ شکایتی نخواهید داشت.

3.در برنامه ریزی خود تاریخ تعیین کنید

برای رسیدن به اهداف خود، برنامه‌ریزی دقیق و زمان‌بندی مناسب از اهمیت بالایی برخوردار است. بنابراین برای هر کاری که قصد انجام آن را دارید، یک زمان مشخص در نظر بگیرید. زمان‌بندی کارها به شما کمک می‌کند تا بدانید چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهید و سپس به سایر کارها بپردازید. این روش شما را به سرعت به سوی اهدافتان هدایت می‌کند و از غفلت در انجام کارهای مهم جلوگیری می‌کند. بدون تعیین زمان، ممکن است وقت خود را در انجام کارهای نامربوط صرف کنید که شما را از اهداف خود دور می‌کند. به عنوان مثال، اگر زمان مورد نیاز برای مطالعه کتاب‌های مهم و منابع برای یک امتحان را تعیین نکنید، ممکن است در شب امتحان متوجه شوید که نمی‌توانید منابع را کامل مطالعه کنید.

4.چگونه برنامه ریزی کنیم؟ ساعت تعیین کنید

یکی از مراحل کلیدی در یادگیری برنامه‌ریزی مؤثر این است که تلاش کنید با ساعت همگام شوید. این به این معناست که برای انجام همه کارهایی که در فهرست خود قرار داده‌اید، باید زمان شروع و پایان را مشخص کنید. این اقدام باعث می‌شود تا:

  • کارهایتان را در زمان مقرر به پایان برسانید
  • بدانید چقدر زمان برای انجام کارهایتان نیاز دارید
  • با آرامش و بدون استرس کارها را انجام دهید
  • برنامه مورد قبول‌تری داشته باشید
  • می‌توانید زمان انجام کارهایتان را تغییر دهید

در حین انجام یک کار به انجام کارهایی که توجه شما را جلب می‌کنند، نپردازید. مثل بررسی شبکه‌های اجتماعی و یا تماس با دیگران و… نکته قابل توجه این است که بدون شک در ابتدا برایتان سخت است که برای انجام کارهایتان زمان در نظر بگیرید و بنویسید که برای انجام هر کاری چقدر زمان نیاز دارید. برای این که زمان را به درستی تعیین کنید، در حین انجام کارها تمرکز خود را بر روی زمانی که هر کار از شما می‌گیرد بگذارید. با این کار به خوبی متوجه می‌شوید که برای انجام هر کاری به چقدر زمان نیاز دارید.

5.همواره عملکرد خود را تجزیه و تحلیل کنید

در پایان هر دوره زمانی، چه روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه، وقت بگذارید تا عملکرد خود را مورد بررسی قرار دهید. بفهمید چرا برخی کارها را انجام دادید و برخی را نه. این تجزیه و تحلیل به شما کمک می‌کند تا در طول زمان پیشرفت کنید. شما قادر خواهید بود تا اشتباهات خود را شناسایی کنید و از تکرار آن‌ها جلوگیری کنید، در عین حال به بهبود کارهایی که در گذشته در انجام آن‌ها موفق بوده‌اید، ادامه دهید. یک ضرب‌المثل قدیمی وجود دارد که می‌گوید: جلو رفتن به اندازه یک متر ممکن است برای اولین بار خیلی سخت باشد، اما حرکت به سمت جلو با قدم‌های کوچک مثل نوشیدن آب می‌ماند. بنابراین سعی کنید همیشه حتی با قدم‌های کوچک هم به سمت جلو پیش بروید. در جا زدن و یا عقب رفتن، بزرگ‌ترین اشتباه است.

6.چگونه برنامه ریزی کنیم؟ به خودتان پاداش دهید

نقش پاداش دادن به خود در برنامه ریزی موفق بسیار حیاتی است. این روش، که به عنوان خود تشویقی شناخته می‌شود، یک ابزار قدرتمند برای تقویت رفتار مطلوب و افزایش احتمال تکرار آن است. برای شروع، باید یک هدف مشخص کنید. هدف باید قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط، و زمان بندی شده باشد. برای مثال، شما ممکن است تصمیم بگیرید که هر روز 30 دقیقه ورزش کنید. سپس، شما باید یک پاداش مناسب برای خود انتخاب کنید. پاداش باید چیزی باشد که واقعاً لذت ببرید و باید برای شما بسیار ارزشمند باشد. این پاداش می‌تواند چیزی ساده مانند لذت بردن از یک فیلم دلخواه یا خرید چیزی که دوست دارید باشد.

حالا، هر زمان که هدف خود را برآورده کردید، به خود پاداش دهید. این کار به شما حس خوبی می‌دهد و باعث می‌شود تمایل داشته باشید تا هدف خود را دوباره تکرار کنید. به مرور زمان، شما متوجه خواهید شد که رفتار مطلوب به طور طبیعی در شما تقویت می‌شود. شما نیاز نخواهید داشت که به طور منظم خود به خود جایزه دهید، زیرا رفتار جدید شما پس از مدتی خودش به عنوان یک عادت جایگزین می‌شود. پس از آن، شما می‌توانید چالش جدید را شروع کنید و فرایند را تکرار کنید. با استفاده از این روش ساده، شما می‌توانید به تدریج تغییرات مثبت و پایدار در زندگی خود ایجاد کنید. پس به‌خاطر داشته باشید، خود تشویقی موضوعی بسیار قدرتمند است. با استفاده درست از آن، شما می‌توانید به هر هدفی که در سر دارید، برسید.

7.استراحت کردن را فراموش نکنید

در واقع استراحت کردن یکی از مهم‌ترین بخش‌های برنامه ریزی موفق است. این موضوع ممکن است در ابتدا عجیب به نظر برسد، اما وقتی به عمق آن فکر می‌کنیم، متوجه اهمیت آن می‌شویم. برنامه ریزی یک فرایند پیچیده است که نیاز به تمرکز و توجه دقیق دارد. اگر ذهن ما خسته باشد، نمی‌توانیم به خوبی تصمیم بگیریم و این ممکن است منجر به خطاهای بزرگ شود. استراحت کردن به ما این فرصت را می‌دهد که ذهن خود را بازسازی کنیم و با انرژی بیشتر به فرایند برنامه ریزی برگردیم. همچنین استراحت کردن به ما اجازه می‌دهد که از دور نگاه کنیم و تصویر بزرگ‌تر را ببینیم. گاهی اوقات، وقتی در جزئیات گیر کرده‌ایم، منظور کلی را از دست می‌دهیم. استراحت کردن به ما فرصت می‌دهد که گام برداریم و با دید جدید به چالش‌های خود نگاه کنیم.

بعلاوه، استراحت کردن به ما فرصت می‌دهد تا ایده‌های جدید را بپذیریم. زمان‌های استراحت، زمان‌های بارور برای خلاقیت هستند. با توجه به تمام این مطالب، استراحت کردن نقش حیاتی در برنامه ریزی موفق دارد. با استفاده از زمان استراحت به خوبی، می‌توانید تصمیمات بهتر، روش‌های جدید و نگاه‌های جدید به چالش‌های خود پیدا کنید. پس فراموش نکنید که در بین سخت تلاش کردن و برنامه ریزی‌های خود در طول روز، كافي است كه كمي وقت بگذاريد و استراحت كنيد.

8.چگونه برنامه ریزی کنیم؟ پیامدهای مختلف را در نظر بگیرید

مرحله مهم بعدی، توجه به نتایج اقدامات است. قبل از شروع به نوشتن یا انجام هر کار دیگر، ابتدا با خود درباره این موضوع صحبت کنید که اگر این کار را انجام دهید، چه تأثیری بر شما و زندگی‌تان خواهد داشت و اگر آن را انجام ندهید، چه تأثیری بر زندگی شما خواهد گذاشت؟ این کار باعث می‌شود که شما به اهمیت کارهایی که قصد دارید انجام دهید، بیشتر پی ببرید و در طول روز به انجام کارهایی بپردازید که نتایج مثبت زیادی برای شما دارند. قانون کارایی می‌گوید: برای انجام همه کارها هرگز وقت کافی وجود ندارد، اما همیشه وقت کافی برای انجام کارهای مهم وجود دارد.

9.برنامه خود را با کارهای مهم شروع کنید

در پاسخ به سؤال چگونه برنامه ریزی کنیم، باید بگوییم که شروع روز با کارهای بی‌اهمیت می‌تواند باعث شود که در پایان روز، پیشرفت چندانی نداشته باشید. اگرچه فهرستی از کارها دارید ولی زمانی که با کارهای ساده شروع می‌کنید، ممکن است در پایان روز، کارهای مهم‌تر را انجام ندهید. برخی افراد فکر می‌کنند با انجام کارهای ساده در ابتدای روز، می‌توانند بیشترین کار را انجام دهند، اما آن‌ها فراموش می‌کنند که برای دستیابی به اهداف، باید به کارهای اولویت‌دار توجه کنند. با توجه به اینکه ذهن ما به طور طبیعی به سمت کارهای ساده و آسان گرایش دارد، ممکن است در ابتدای روز، وقت و انرژی خود را صرف کارهای کم اهمیت کنید و در نتیجه، برای کارهای مهم‌تر، فرصت کافی نداشته باشید. پس بهتر است همیشه با کارهای مهم و چالش‌برانگیز شروع کنید.

10.چگونه برنامه ریزی کنیم؟ قانون هشتاد بیست را رعایت کنید

مفهوم پارتو، که به عنوان قانون 80/20 شناخته می‌شود، یک اصل مدیریت زمان بسیار مفید است. این اصل به این صورت است که بزرگ‌ترین بخش (80 درصد) از پیشرفت‌های شما در کار، نتیجه کوچک‌ترین بخش (20 درصد) از فعالیت‌های شما است. به عنوان نمونه، 80 درصد درآمد یک فروشگاه از فروش 20 درصد کالاهای آن حاصل می‌شود. این اصل را می‌توانید در تدوین برنامه‌های روزانه خود به کار ببرید. فقط 20 درصد از کارهای شما باعث پیشرفت شما می‌شوند. پس در برنامه‌ریزی روزانه، باید به این 20 درصد اولویت داد و زمان بیشتری را به آن‌ها اختصاص داد.

چگونه 20 درصد مهم را پیدا کنیم؟ برای شناسایی 20 درصد مهم، کافی است فعالیت‌های گذشته خود را مورد بررسی قرار دهید. یکی از مزایای ثبت کارهای روزانه، شناسایی 20 درصد از کارهای مهم است. با شناسایی آن‌ها، می‌توانید به جواب سؤال چگونه برای رسیدن به موفقیت برنامه‌ریزی کنیم، برسید. به عنوان نمونه، اگر شما لیست 10 کار را در دفترچه خود نگارش کنید و آن‌ها را مطابق اولویت آن‌ها مرتب کنید، دو مورد نخست جزء 20 درصد مهم هستند. استفن کاوی، نویسنده و سخنران معروف آمریکایی، معتقد است، اگر نردبان خود را به دیوار مناسب تکیه ندهید، هر قدم به سمت بالا سرعت شما را به سمت نقطه غلط هدایت می‌کند.

11.چک لیست روزانه داشته باشید

بدون شک، وظایفی وجود دارند که باید به طور مداوم انجام شوند، از جمله مسئولیت‌های خانگی و مشاغلی که درگیر آن‌ها هستید. برای مدیریت این فعالیت‌ها، یک چک لیست منحصر به فرد برای خود تهیه کنید تا بتوانید برنامه‌های روزانه خود را به صورت مؤثرتر طراحی کنید و در اجرای آن‌ها با موفقیت بیشتری روبرو شوید. چرا که در این حالت، دقیقاً می‌دانید که وظایف روزمره‌ای که انجام می‌دهید، چقدر زمان می‌برند.

12.چگونه برنامه ریزی کنیم؟ محدودیت‌های خود را بنویسید

یکی از مراحل مهم در طرح‌ریزی موفقیت، تشخیص محدودیت‌ها و چالش‌های احتمالی است. برای اینکه بتوانید با مشکلات و چالش‌ها به خوبی مواجه شوید، فهرستی از محدودیت‌ها و چالش‌های احتمالی که ممکن است در راه شما قرار داشته باشند را آماده کنید. سپس برای هر یک از آن‌ها بنویسید که چگونه قصد دارید با آن‌ها برخورد کنید. به عنوان نمونه، فرض کنید در حین انجام کار خود، به هزینه‌ای بیشتر از آنچه پیش‌بینی کرده‌اید نیاز پیدا کنید. در این صورت باید بنویسید که در صورت رخ دادن این موضوع، چگونه قصد دارید این مبلغ را تأمین کنید. شاید بتوانید وام بگیرید، یا از دیگران قرض بگیرید و غیره. پیشنهاد می‌کنم برای هر چالش چندین راه حل را یادداشت کنید تا حداقل یکی از آن‌ها بتواند به شما کمک کند.

13.اولویت بندی کردن وظایف را فراموش نکنید

در پاسخ به سؤال چگونه برنامه ریزی کنیم باید بگوییم که یکی از مراحل مهم برای یک برنامه‌ریزی موفق، تعیین اولویت کارها است. اگر به درستی توانستید کارهای خود را در طول روز، هفته، ماه و سال اولویت‌بندی کنید، سرعت پیشرفت و رشد شما چشمگیر خواهد بود. در این مرحله شما می‌توانید کارهای خود را به چهار گروه تقسیم کنید. این چهار دسته را در قسمت بعدی در کنار هم بررسی می‌کنیم. همراه تیم دانشگاه کسب و کار بمانید.

نگاهی به چهار گروه وظایف بر اساس اولویت

  • کارهای فوری: این کارها بسیار مهم و فوری هستند. به این معنا که باید به سرعت انجام شوند. مثلاً دندان شما درد می‌کند و باید به دندانپزشک بروید. افرادی که به موقع این نوع کارها را انجام می‌دهند، معمولاً موفق‌تر هستند.
  • کارهای هوشمندانه: این کارها مهم ولی غیرفوری هستند. اگر قصد دارید در زندگی پیشرفت کنید و به آرزوهای خود برسید، باید بیشترین تمرکز خود را بر روی این نوع کارها قرار دهید، مثل آموزش دیدن، کتاب خواندن و غیره. افراد با استعداد و باهوش در این گروه قرار دارند، زیرا در شرایط خاص، عملکرد بهتری نسبت به دیگران دارند. آن‌ها هر کاری را قبل از نیاز به آن یاد می‌گیرند و می‌توانند سریع‌تر از دیگران فرصت‌های پیش رو استفاده کنند.
  • کارهای وقت تلف کن: این نوع کارها فوری ولی غیرمهم هستند. این کارها باعث تلف شدن زمان شما می‌شوند، مثل پاسخ دادن به تلفن یا پرداخت صورت‌حساب‌ها و… شما می‌توانید به راحتی این نوع کارها را به دیگران سپرده و تمرکز خود را بر روی کارهای مهم‌تر قرار داد.
  • کارهای بی ربط: این نوع کارها هم فوری نیستند و هم مهم نیستند. این کارهای بی ربط، عملاً برای فرار از وظایف روزانه اصلی انجام می‌شود. مثلاً چک کردن گوشی همراه یا تماشای فیلم‌های بدون محتوا!

یک نکته حائز اهمیت در این باره این است که در تعيين اولويت كارهای خود، وظایفی که در لحظه قابلیت اجرا دارند را در اولويت قرار دهيد. نکته دوم این است که برخی از افراد می‌خواهند به تمام اهداف خود به طور هم‌زمان برسند و بنابراین برای تمام آن‌ها برنامه می‌چینند. بنابراین، نکته دومی که باید رعایت کنید این است که این دیدگاه را فراموش کنید و اهداف مهم‌تر را در اولویت‌های بالاتر قرار دهید.

14.چگونه برنامه ریزی کنیم؟ لیستی از اهداف خود تهیه کنید

برای برنامه‌ریزی موفق، ابتدا باید تمامی اهداف خود را که در ذهنتان هست را روی کاغذ بیاورید. حتی اگر فکر می‌کنید به برخی از آن‌ها نمی‌توانید برسید، آن‌ها را نیز بنویسید. ممکن است در طول روز به یاد بیاورید که اهداف دیگری نیز دارید، پس هر زمان که به چنین اهدافی فکر کردید، آن‌ها را به لیست خود اضافه کنید. برایان تریسی، نویسنده معروف، در کتاب خود با عنوان قورباغه‌ات را قورت بده می‌گوید که شفاف‌سازی احتمالاً مهم‌ترین بخش کارایی و بهره وری شخصی است. دلیل اصلی این است که بعضی افراد توانایی دارند کارهای بیشتری را در کمترین زمان به انجام برسانند، چون آن‌ها کاملاً از اهداف و خواسته‌های خود آگاه هستند، با اطمینان به سمت آن‌ها حرکت می‌کنند و هرگز از مسیر خود منحرف نمی‌شوند.

برای فکر کردن به اهداف خود و نوشتن آن‌ها، 20 دقیقه در یک محل ساکت و دور از عوامل حواس پرت کننده مثل گوشی همراه و وسایل دیگر ارتباطی بنشینید و به آن‌ها فکر کنید. همچنین در طول روز هر چیز جدیدی که به ذهن شما رسید را به لیست خود اضافه کنید. برای یادگیری تکنیک طوفان فکری، می‌توانید مقالات مرتبط با آن را در سایت ما مطالعه کنید.

15.برنامه ریزی موفق با تقسیم کارها

پس از این که لیستی از اهداف خود را نوشتید، حال این اهداف را به سه بخش تقسیم کنید:

  • اقداماتی که شما باید به تنهایی انجام دهید
  • کارها و وظایفی که می‌توانید به سایرین بسپارید
  • اقداماتی که باید کاملاً حذف شوند

با این کار، اقداماتی که باید انجام دهید، روشن و مشخص می‌شوند و برخی از آن‌ها حذف می‌شوند. در نتیجه، فهرست شما کوچک‌تر می‌شود و فقط اقدامات با اهمیت بالا باقی خواهند ماند.

16.چگونه برنامه ریزی کنیم؟ به شناخت خوبی از خود برسید

مهم‌ترین گام در راه انجام هر کاری، شناخت خود است. این موضوع به معنای دستیابی به درک کامل از قابلیت‌ها، استعدادها و مهارت‌های شما است. با این کار، می‌توانید برنامه‌ای را طراحی کنید که اجرای آن برای شما آسان‌تر باشد و با هر پیشرفتی که کسب می‌کنید، انگیزه لازم برای پیشروی را پیدا کنید. گاهی اوقات ممکن است در برنامه روزانه خود، کاری را قرار دهید که برای شما سخت یا وقت‌گیر باشد. این مسئله معمولاً نتیجه عدم شناخت خود است و یکی از عوامل اصلی عدم اجرای برنامه‌ها محسوب می‌شود.

برای نمونه، شاید شما تصمیم بگیرید که نقاشی را به صورت حرفه‌ای یاد بگیرید و بلافاصله برای آن برنامه‌ریزی کنید، وسایل لازم را تهیه کنید و به کلاس بروید. اما ممکن است به این نکته توجه نکنید که آیا واقعاً استعداد یادگیری این مهارت را دارید یا خیر. در نتیجه، اگر استعداد لازم برای یادگیری این مهارت را نداشته باشید و پس از صرف زمان و هزینه به نتیجه دلخواه خود نرسید، ممکن است فکر کنید که قادر به یادگیری هیچ مهارتی نیستید و در هر کاری شکست خورده‌اید.

17.به عادات روزانه خود توجه کنید

برنامه‌ریزی روزانه می‌تواند به شما کمک کند تا بفهمید چگونه عادت‌های روزمره‌تان بر زندگی‌تان تأثیر می‌گذارند. بعضی از این عادت‌ها ممکن است مانع از لذت بردن از زندگی یا دستیابی به اهداف شما شوند، در حالی که برخی دیگر ضروری هستند. با برنامه‌ریزی، می‌توانید نقش عادت‌های خود را در زندگی‌تان مشخص کنید. به عنوان مثال، شاید در طول روز خود را خسته کنید تا کار لذت‌بخشی مثل بازی ویدئویی انجام دهید و سپس انرژی لازم برای انجام کار دیگری، مثل تحقق یک هدف بلندمدت (مثل موفقیت تحصیلی) را نداشته باشید. یا شاید زمان خود را صرف برآورده کردن نیازهای اجتماعی کنید و فرصت کافی برای مراقبت از خود را نداشته باشید. همه این عادت‌ها ممکن است به سلامت و خوشبختی شما آسیب برسانند. پس باید به فکر باشید که چگونه عادت‌های فعلی شما بر زندگی‌تان تأثیر می‌گذارند.

پس از شناسایی عادت‌های مخرب، به دنبال راه حل برای تغییر آن‌ها باشید تا بتوانید به بهترین شکل از زمان خود استفاده کنید. این ممکن است به سادگی با تعین محدودیت برای کار خاصی، مثل بازی ویدئوی، اتفاق بیفتد. به عنوان مثال، شاید تصمیم بگیرید فقط زمان بازی را پس از انجام وظایف مربوط به هدف بلندمدت خود تعین کنید. گاهي لازم است ياد بگيريد كي به درخواست ديگران براي كار كردن نه بگوييد تا زمانی را نيز به خودتان اختصاص دهيد.

18.چگونه برنامه ریزی کنیم؟ چند کار را هم‌زمان انجام ندهید

تلاش برای انجام دادن چندین وظیفه به طور هم‌زمان می‌تواند منجر به کاهش کارایی شود. تحقیقات نشان می‌دهد که سعی در انجام دو وظیفه به طور هم‌زمان می‌تواند باعث کاهش عملکرد شود. این روش نه تنها باعث می‌شود زمان بیشتری صرف شود، بلکه همچنین احتمال ارتکاب خطا را افزایش می‌دهد.

19.انعطاف پذیری را تمرین کنید

در واقع انعطاف پذیری در برنامه ریزی یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت است. این مفهوم به این معنا است که باید قادر باشیم در برابر تغییرات غیرمنتظره و شرایط جدید، برنامه‌های خود را تغییر دهیم. در دنیای امروز که پر از تغییرات سریع و غیر قابل پیش بینی است، انعطاف پذیری یک ویژگی حیاتی است. اگر به جای اصرار بر رعایت برنامه‌های سخت و سفت، خود را با تغییرات مواجه کنیم، می‌توانیم به سادگی در موقعیت‌های ناخوشایند جلو برویم. انعطاف پذیری در برنامه ریزی به ما اجازه می‌دهد که به تغییرات سرعت بخشیده و به جای اینکه توسط آن‌ها شکست خورده و گرفتار شویم، از آن‌ها به عنوان فرصت‌های جدید استفاده کنیم.

با این حال، این نکته را نباید فراموش کرد که انعطاف پذیری نباید به عدم برنامه ریزی منجر شود. هدف از انعطاف پذیری این است که بتوان به تغییرات سرعت بخشید، نه اینکه کلاً منصرف شویم. برای مثال، فرض کنید که شما یک برنامه کسب و کار دارید و ناگهان با چالش‌های جدید مواجه می‌شوید. در چنین موقعیت‌هایی، به جای اینکه دلخور شوید و برنامه خود را کاملاً کنسل کنید، می‌توانید با تغییرات سازگار شده و راه‌حل‌های جدید و خلاقانه‌ای را پیدا کنید. پس در نهایت، انعطاف پذیری در برنامه ريزي يكي از كليدهاي موفقيت است. با قابليت سازگار شدن با تغييرات، می‌توانیم فرصت‌های جديدي را كشف كنيم و به جاي اينكه توسط چالش‌ها شكست بخوریم و گرفتار آن‌ها شویم، آن‌ها را به عنوان فرصت‌های جديدي ببينيم.

چگونه به برنامه ریزی خود متعهد باشیم؟

برنامه‌ریزی یکی از مهم‌ترین عناصر موفقیت در هر زمینه‌ای است. اما چگونه می‌توانیم به برنامه‌های خود متعهد بمانیم؟ در اینجا چند راهکار برای شما ارائه می‌دهیم:

  • تعیین اهداف واقع‌بینانه: اولین قدم برای تعهد به برنامه‌ریزی، تعیین اهداف واقع‌بینانه است. اگر اهداف شما خارج از دسترس باشند، شما احتمالاً دچار ناامیدی خواهید شد و به برنامه خود پایبند نخواهید بود.
  • برنامه‌ریزی منظم: برای پایبندی به برنامه، شما باید آن را به طور منظم بررسی و به روز کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که همچنان در مسیر درست حرکت می‌کنید.
  • استفاده از ابزار مناسب: استفاده از ابزار مناسب مانند تقویم، برنامه‌ریز روزانه یا نرم‌افزار برنامه‌ریزی کمک زیادی به شما خواهد کرد تا به برنامه خود متعهد بمانید.
  • پاداش دادن به خود: هنگامی که به یک هدف کوچک یا بزرگ دست یابید، به خود با چیزی مثل گذراندن وقت با دوستان، خوردن چیز دلخواه یا تعطیلات کوتاه پاداش دهید.
  • حفظ تعادل: در حالی که متعهد بودن به برنامه مهم است، اما شما نباید فراموش کنید که از زندگی خود نیز لذت ببرید. حفظ تعادل در زندگی کلید به پایبندی طولانی‌مدت به برنامه ریزی است.

با پیروی از این راهکار‌ها، شما می‌توانید به راحتی به برنامه خود متعهد شوید و به اهداف خود دست یابید.

نگاهی به مهم‌ترین اشتباهات رایج در برنامه ریزی

با وجود اهمیت خیلی زیاد برنامه ریزی در زندگی روزمره، بسیاری از مردم در این زمینه اشتباهات رایجی مرتکب می‌شوند. در اینجا به بررسی برخی از این اشتباهات خواهیم پرداخت:

  • عدم تعیین اهداف واضح: بسیاری از مردم بدون تعیین هدف واضح شروع به برنامه‌ریزی می‌کنند. این کار باعث می‌شود که آن‌ها در مسیر خود گم شوند و نتوانند پیشرفت خود را سنجیده و ارزیابی کنند.
  • عدم در نظر گرفتن منابع: برخی افراد منابع لازم برای رسیدن به اهداف خود را در نظر نمی‌گیرند. منابع ممکن است شامل زمان، پول، دانش و توانایی‌های لازم باشد.
  • عدم تعادل بین کار و زندگی: بسیاری از مردم در تلاش برای رسیدن به اهداف خود، به سلامت و خوشبختی شخصی خود توجه کافی نمی‌کنند. این موضوع می‌تواند منجر به استرس و سایر مشکلات جسمانی و روحی شود.
  • عدم برنامه‌ریزی بلندمدت: بسیاری از مردم فقط به فکر زمان حال خود هستند و فراموش می‌کنند که باید همچنین برای آینده خود نیز نقشه راه داشته باشند.
  • عدم پذیرش شکست: همه ما در زمان‌های مختلف شکست می‌خوریم، اما بسیاری از مردم شکست را به عنوان چالش قبول نمی‌کنند و به جای چالش، آن را به عنوان پایان مسیر می‌بینند.

برای جلوگیری از این اشتباهات، حتماً هدف خود را با دقت تعریف کنید، منابع خود را در نظر بگیرید، تعادل را در زندگی خود حفظ کنید، بلندمدت فکر کنید و شکست را به عنوان فرصت قبول کنید.

خلاصه‌ای از آن چه با هم خواندیم

خیلی خوشحالیم که تا انتهای این مقاله همراه تیم دانشگاه کسب و کار بودید. در این مقاله در کنار هم یاد گرفتیم که برنامه‌ریزی یکی از مهم‌ترین عناصر موفقیت در هر زمینه‌ای است. سپس به سؤال چگونه برنامه ریزی کنیم پاسخ دادیم و یاد گرفتیم که برای برنامه‌ریزی مناسب، باید نکات زیر را مدنظر داشته باشیم:

  • تعیین اهداف: اولین گام در برنامه‌ریزی، تعیین اهداف است. اهداف باید واضح، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان‌بندی شده باشند.
  • بررسی منابع: پس از تعیین اهداف، منابع موجود را بررسی کنید. این منابع ممکن است شامل زمان، پول، دانش و تجربه باشد.
  • تقسیم وظایف: سپس وظایف را به صورت منطقی تقسیم کنید. هر وظیفه باید به یک فرد یا گروه مشخص اختصاص یابد.
  • زمان‌بندی: برای هر وظیفه، زمان مشخصی را تعیین کنید. این موضوع کمک می‌کند تا برنامه شما در زمان مقرر به پایان برسد.
  • پیگیری و کنترل: در نهایت، برنامه ریزی را دقیقاً پیگیری و کنترل کنید. اگر مشکلاتی پیش آمد، سریعاً تصحیح‌های لازم را اعمال کنید.

با دنبال کردن این مراحل، شما قادر خواهید بود به طور مؤثر و کارآمد برنامه‌ریزی کنید. به یاد داشته باشید که برنامه‌ریزی یک فرایند پویا است و ممکن است نیاز به تغییرات در طول زمان داشته باشد. حالا شما برای ما بنویسید. به نظر شما چگونه برنامه ریزی موفقی داشته باشیم؟