آیا در کسب‌و‌کار شما، سفارشات و درخواست‌ها فراموش می‌شوند؟ آیا اشتباهاتی رخ داده که کسی مسئولیت آن را نپذیرد؟ آیا تجربه‌ای از مواقعی دارید که به دلیل کمبود زمان، بخشی از کارها به روز بعد موکول شده باشد؟ آیا در کارهای کلیدی و اساسی، یک فرد مسئول و تعهد‌پذیر با تخصص مورد نیاز و علاقه ویژه به کارش وجود دارد؟ در صورتی که به مدت دو ماه نتوانید به محل کار بروید، آیا فعالیت بیزینستان همچنان ادامه خواهد داشت؟ اگر پاسخ شما به سه سوال اول مثبت و دو سوال آخر منفی است، قطعا نیاز به سیستم سازی کسب‌وکار دارید. در این مقاله با ما همراه باشید تا بدانید سیستم‌سازی چیست؟ با سه مرحله مهم و دلیل کلیدی برای پرداختن به سیستم‌سازی آشنا شوید.

سیستم‌سازی کسب‌وکار چیست؟

سیستم‌سازی کسب‌وکار (پیاده‌سازی سیستماتیک) به ایجاد یک روش نوشتاری برای انجام فعالیت‌های اصلی یک کسب‌و‌کار اشاره دارد. مشاوره کسب و کار، سیستم‌سازی را به روش زیر توضیح می‌دهد:

تصور کنید که می‌خواهید با خودروی شخصی به سمت مشهد مقدس سفر کنید؛ اما با شرط اینکه از یک مسیر جدید و ناشناخته عبور کنید. به طور معمول در اینگونه مواقع، از تکنولوژی‌های مدرن مانند گوگل مپ یا ویز برای مسیریابی استفاده خواهید کرد. این ابزارها با تحلیل شرایط جاری و اطلاعات به‌روز، به شما مسیر مناسب را پیشنهاد خواهند داد و در صورت اشتباه در مسیر، با به‌روزرسانی مکرر به شما راهنمایی خواهند کرد تا بهترین مسیر را در شرایط فعلی انتخاب کنید.

با همین تفکر، در سیستم سازی کسب‌وکار نیز ابتدا با تحلیل و شناخت دقیق از شرایط و هدف‌های مشخص، به مسیریابی مناسب برای دستیابی به اهداف کسب‌وکار می‌پردازیم. این شامل مشخص کردن فروش میانگین ماهانه، سود میانگین ماهانه، تعداد مشتریان، رضایت مشتریان و سایر عوامل مرتبط خواهد بود. با تجمیع این اطلاعات، می‌توان مسیر بهینه‌ای را برای رسیدن به اهداف مشخص تعیین کرد و در صورت نیاز با تغییر در شرایط، مسیر را به‌روزرسانی کرد.

سپس، مراحلی که انجام می‌دهیم را فهرست و مورد بررسی قرار می‌دهیم تا متوجه شویم کدام فعالیت‌ها ما را به سمت هدف حرکت می‌دهند و در حال حاضر ما را به مانع نمی‌زنند یا به نقطه شروع بازنمی‌گردانند، یا حتی ممکن است ما را از هدف دور کنند.

مشابه سفر به مشهد، اگر به طور غیرقصدی از مسیر منحرف شویم، ما باید نقشه را به‌روزرسانی کنیم و در مسیر جدید و بهینه حرکت کنیم. همچنین در فعالیت‌هایی که روش انجام آن‌ها را مشخص کرده‌ایم، باید به طور مداوم به‌روزرسانی کنیم تا از مسیر منحرف نشویم و با بهترین راه به هدف برسیم.

سیستم‌سازی برای مدیران در سه مرحله

مدیران برای سیستم سازی کسب‌وکار باید سه مرحله مهم را پیاده‌سازی کنند. در ادامه با این سه مرحله مهم آشنا می‌شوید.

1- بهینه‌سازی افراد

یک مرحله حیاتی و کلیدی در بهینه‌سازی ترکیب افراد، انتخاب منابع انسانی مناسب برای سازمان است. جذب نیروی کار مناسب از جمله فرآیندهای ارزشمند و زمان‌بر در مدیریت منابع انسانی به شمار می‌آید. مدیران اغلب به استخدام به‌عنوان یک چالش نگاه می‌کنند و تمایل دارند که آن را در کوتاه‌ترین زمان ممکن حل کنند؛ اما در عین حال یک دیدگاه سازمان‌محور نیز می‌تواند بهبود و بهره‌وری را به ارمغان آورد. به عبارت دیگر، رویکردی سیستماتیک مورد نیاز است تا با اختصاص وقت و انرژی کافی به فرآیند جذب و انتخاب افراد مناسب، به بهینه‌سازی ترکیب تیمی دست یافت.

2- واگذاری کارها

یک گام مهم دیگر در سیستم سازی کسب‌وکار، واگذاری کارهاست. سعی کنید تا جایی که امکان دارد، وظایف را به مناسب‌ترین کارمندان واگذار کنید. هنگامی که با کار جدیدی مواجه می‌شوید، ابتدا از خود بپرسید که کدام کارمند می‌تواند آن را به بهترین نحو اجرا کند. اگر فرد مناسب در دسترس نیست، از خود بپرسید که کدام کارمند با کمی آموزش و هدایت می‌تواند این کار را به خوبی انجام دهد.

توانمندی کارکنان را به طور صحیح ارزیابی کنید و آن‌ها را تحت‌تأثیر قرار ندهید. شاید افرادی در تیمتان وجود داشته باشند که با کمی هدایت و تشویق، قادر به انجام کارها بهتر از شما باشند. به جای کنترل دقیق و لحظه به لحظه، به آن‌ها اجازه دهید که مسئولیت خودشان را به عهده بگیرند. با این حال، هفتگی یا به صورت منظم جلساتی برگزار کنید تا پیشرفت کارها و همچنین مشکلات احتمالی را مورد بررسی قرار دهید.

3- اعمال تغییرات

احتمالا نیاز است تغییراتی در موقعیت کاری برخی از کارکنان صورت گیرد. به چند نفر از آن‌ها مسئولیت‌های کلیدی‌تر اختصاص دهید و در مواردی، ممکن است لازم باشد برخی از کارکنان را از تیم خارج کنید.

دلایل مهم برای سیستم سازی کسب و کار

سیستم‌سازی برای هر کسب‌وکاری نیاز است. ما برای این جمله سه دلیل محکم داریم که در ادامه آن‌ها را بیان می‌کنیم.

1. آزادتر شدن وقت مدیر

اگر به درستی سیستم سازی را انجام دهید، نیازی نیست که در تمام جزئیات و تصمیم‌گیری‌های کوچک دخالت کنید. این باعث آزادی بیشتر شما می‌شود تا به تفریح و استراحت بپردازید. در نتیجه عملکرد شما در محل کار افزایش می‌یابد.

2. پرداختن به کارهای مدیریتی

بیشتر مدیران در محل کار، وقت خود را به کارهای یک مدیر اختصاص نمی‌دهند. در واقع وظایف یک کارمند خوب را انجام می‌دهند. این وظایف عمدتا شامل حسابداری، امور مالی، خرید مواد اولیه و مذاکره با خریداران است؛ اما کارهای کلیدی یک مدیر شامل مواردی مانند استخدام، اخراج، انگیزش کارکنان، هدف‌گذاری، تعریف پروژه و استراتژی‌گذاری می‌شود. برای بهره‌برداری بهتر لازم است تا فرآیندها را سیستماتیک کنید تا به کارهای واقعی مدیریت بپردازید.

3. رشد کسب‌و‌کار

اگر به سیستم سازی کسب‌وکار توجه نکنید، رشد کسب‌وکار شما محدود می‌شود و در نهایت ممکن است به‌طور کامل متوقف شود. این نکته مهم است که بسیاری از مدیران به آن توجه نمی‌کنند: توسعه در مقیاس بزرگ نیازمند سیستماتیک کردن است.

سخن پایانی

اگر شما یک کسب‌وکار دارید که با مشکل مواجه شده یا نیاز به سیستم سازی کسب‌وکار دارید، آکو می‌تواند به شما کمک کند. مجموعه آکو با بیش از 5 سال تجربه به عنوان بهترین مشاور کسب‌وکار شناخته شده و به شما کمک می‌کند کسب‌وکاری موفق داشته باشید. تنها کافیست با مشاوران تماس بگیرید تا شما را راهنمایی کنند. مشاوران و کارشناسان ما 24 ساعته آماده پاسخگویی به سوالات شما عزیزان هستند.برای اطلاعات بیشتر می توانید از لینک ذیل استفاده کنید.

سیستم سازی کسب و کار تنها با 3 مرحله

Leave a comment