جلسه چیست؟ جلسه(meeting) به طور کلی به معنای نشست یا اجتماعی است که برای هدف خاصی برگزار می‌شود. این مفهوم می‌تواند در موارد مختلفی مورد استفاده قرار گیرد و در هر حوزه‌ای ممکن است تعبیرهای مختلفی داشته باشد. در زیر تعریف‌های مختلفی از «جلسه» آورده شده است:

  • جلسه کار: این نوع جلسه به معنای نشستی است که برای بحث، تبادل اطلاعات، تصمیم‌گیری یا انجام کارهای گروهی برگزار می‌شود. جلسات کاری می‌توانند در سازمان‌ها، شرکت‌ها، دولت، گروه‌های مختلف یا مکان‌های دیگر انجام شوند.
  • جلسه در دادگاه: این نوع جلسه به معنای نشستی است که در دادگاه برگزار می‌شود تا اقدامات قانونی، دعاوی حقوقی، جلسات تحقیق و پیگیری پرونده‌ها و مسائل حقوقی دیگر انجام شود.
  • جلسه علنی: این نوع جلسه به معنای نشست علنی است که در مجامع عمومی، مجامع تصمیم‌گیری، پارلمان‌ها و سایر مراسم عمومی برگزار می‌شود و معمولاً برای ارائه گزارش‌ها، بحث و بررسی مسائل عمومی به کار می‌رود.
  • جلسه در تجمعات اجتماعی:‌ در مراسم‌ها، مهمانی‌ها، نشست‌های فرهنگی یا هنری، جلسات خصوصیتی و دیگر تجمعات اجتماعی نیز از اصطلاح «جلسه» استفاده می‌شود.

برای اینکه بتوانید بطور کامل با کلمه جلسه آشنا شوید، نیاز است تا این مقاله را که در سایت دانشگاه کسب و کار منتشر شده است، تا انتها مطالعه کنید.

ارکان مختلف meeting و توضیحات آن

در رویکرد سنتی مدیریت جلسه، ارکان جلسه به سه دسته رئیس، دبیر و عضو جلسه تقسیم می‌شوند. اما در رویکرد تعاملی که به عنوان یک روش جدید در اداره جلسات مورد استفاده قرار می‌گیرد، یک رکن چهارم به نام مجری جلسه به جلسه اضافه می‌شود تا از تاثیر نامطلوبی که رئیس جلسه ممکن است داشته باشد، جلوگیری کند. بنابراین، ارکان جلسه شامل مجری، دبیر، رئیس و اعضای جلسه هستند که همه در یک سیستم تصحیحی در جلسه تعادل ایجاد می‌کنند.

مجری جلسه کیست:

مجری عضوی بی‌طرف است که در نظریات جلسه مشارکت نکرده و در ارزیابی آنها نقش ندارد. نقش او تمرکز گروه به موضوع اصلی، جلوگیری از برخورد شخصی در گروه و ایجاد فرصت مشارکت برای تمام افراد است. وظایف مجری جلسه شامل شروع جلسه به موقع، داشتن نگرش مثبت در طول جلسات، پیگیری اقدامات جلسات قبلی، تشویق شرکت کنندگان کم حرف به شرکت فعالانه در جلسه، جلوگیری از مطرح شدن موارد جنبی و بی‌ارتباط با جلسه، قاطع بودن در مورد جدول زمانی دستور کار، جمع‌بندی تصمیمات و اقدامات اتخاذ شده در خلال و پایان جلسه، و خاتمه به موقع جلسه می‌باشد.

دبیر جلسه کیست:

دبیر فردی بی‌طرف و غیرارزیابی‌کننده است و وظیفه او نوشتن نقطه‌نظرات اساسی افراد در هنگام جلسه است. هدف اصلی او این نیست که همه مطالب به کلمه به کلمه گزارش شود، بلکه اساسی‌ترین نقاط مورد بررسی را ثبت می‌کند. دبیر همچنین وظایف دیگری نیز دارد از جمله تهیه دستور جلسه، یادداشت‌ها و اداره امور، آگاهی به جریان امور اداره یا سازمان، تصمیم‌گیری در مورد زمان‌بندی مسائل در دستور جلسه و ترتیب اولویت مسائل برای طرح در دستور جلسه.

رئیس جلسه کیست:

در روش سنتی، رئیس جلسه همزمان اداره‌کننده جلسه نیز محسوب می‌شود. او تصمیمات نهایی جلسه و تصمیمات اجرایی را می‌گیرد. اما در روش تعاملی، رئیس جلسه جلسه را اداره نمی‌کند و تصمیمات نهایی را به تمام اعضای جلسه واگذار می‌کند. اگر پیشرفت جلسه رضایت‌بخش نباشد، می‌تواند ترتیب جلسه دیگر و با گروه دیگر را بدهد و همچنین با رسانه‌ها در تماس باشد.

اعضای جلسه:

اعضای جلسه نقش مهمی در برگزاری جلسه ایفا می‌کنند. آن‌ها بر اساس رویکرد سازمان و رویکرد واحد مربوطه، نقدها و نظرات خود را ارائه می‌دهند و در تصمیم‌گیری‌ها شرکت می‌کنند. اعضای جلسه تاثیر زیادی در جریان جلسه دارند و به توجه به مهارت‌ها و تجربیات خود می‌توانند به بهبود جلسه کمک کنند.

قسمت‌های مختلفی که در جلسه وجود دارد

  • ضرورت برگزاری جلسه: برگزار کنندگان یک جلسه بر اساس اهمیت و ارزش یک موضوع خاص تصمیم به برگزاری جلسه می‌گیرند. موضوعاتی که اهمیت و ارزش کمتری دارند، نیاز به برگزاری جلسه ندارند.
  • اهداف جلسه: برگزار کنندگان یک جلسه باید پیش از تصمیم به برگزاری آن، اهداف و خواسته‌های خود را مشخص کنند.
  • هزینه برگزاری جلسه: برگزار کنندگان یک جلسه باید تمام هزینه‌های مرتبط با برگزاری را محاسبه کنند، از جمله هزینه‌های تسهیلات و تجهیزات (مانند دستگاه‌های آمار و اطلاعات، لوازم التحریر، کاغذ یادداشت و غیره)، هزینه فرصت و زمان اعضای جلسه، هزینه‌های اطلاع‌رسانی و غیره.
  • زمان و مکان جلسه: برای تعیین زمان یک جلسه، باید وقت کافی برای آماده‌سازی و تبلیغات جلسه در نظر گرفته شود. همچنین تاریخ و مکانی باید انتخاب شود که شرکت‌کنندگان به راحتی به آن دسترسی داشته باشند. برگزاری جلسات در روزهای تعطیل یا تعطیلات طولانی، و یا در روزهای اول و آخر هفته بهتر است اجتناب شود. همچنین جلسات صبح به دلیل پربارتر بودن در مقایسه با جلسات در ساعات آخر روز، ترجیح داده می‌شوند.
  • مشخص‌نمودن اعضای جلسه:در این مرحله، برگزارکنندگان جلسه با توجه به موضوع جلسه و اهداف پیش‌بینی شده، اقدام به تعیین اعضای جلسه می‌نمایند.
  • دعوتنامه جلسه:پس از تعیین اعضای جلسه توسط برگزارکنندگان، نوبت به تدوین دعوتنامه و ارسال آن به اعضا می‌رسد.

موارد مهمی که باید در دعوتنامه جلسه آورده شود

بعد از تعیین اعضای جلسه توسط میزبانان، نوبت به تدوین و ارسال دعوتنامه می‌رسد. در این دعوتنامه باید به موارد زیر توجه ویژه‌ای داشته باشیم:

  1. نام سازمان یا سربرگ: نام سازمان یا میزبان جلسه باید در بالای دعوتنامه ذکر شود.
  1. تاریخ: تاریخ دقیق برگزاری جلسه باید مشخص شده و در دعوتنامه ذکر شود.
  1. آدرس: آدرس محل برگزاری جلسه باید به دقت در دعوتنامه ذکر شود تا اعضای جلسه بتوانند به راحتی به مقصد برسند.
  1. تلفن تماس: شماره تلفنی که اعضای جلسه بتوانند در صورت نیاز با میزبان تماس بگیرند باید در دعوتنامه آمده باشد.
  1. ساعت دقیق: زمان شروع جلسه و مدت زمان مورد انتظار برای جلسه باید در دعوتنامه مشخص شود.
  1. محل برگزاری جلسه: مکان دقیق برگزاری جلسه باید در دعوتنامه ذکر شده و اطلاعات مرتبط با پارکینگ یا دسترسی به محل نیز ارائه شود.
  1. دستور جلسه: اهداف و موضوعاتی که در جلسه مورد بحث و بررسی قرار می‌گیرند، در دعوتنامه باید ذکر شود.
  1. امضا: دعوتنامه باید با امضای میزبان یا مسئول مربوط تایید شود.
  1. مسئولیت دعوت‌کننده: در دعوتنامه باید مسئولیت‌های میزبان نسبت به اعضای جلسه و همچنین اطلاعات تماس او در صورت نیاز ذکر شود.

همچنین، تاریخ برگزاری جلسه باید با ارسال یادآوری تلفنی، پیام کوتاه (SMS) یا ایمیل به آدرس الکترونیکی اعضا، دو یا یک روز قبل از تاریخ برگزاری جلسه به یادآوری شود.

دستور جلسه چیست و چه کاربردی دارد؟

منظور از دستور جلسه چیست؟ دستور جلسه در واقع یک راهنما و نقشه راه است که هدف اصلی جلسه را تشریح می‌کند و می‌پرسد که چه پرسش‌ها و پاسخ‌هایی در طول جلسه ارائه خواهد شد. تقریبا تمام جلساتی که بدون دستور جلسه برگزار می‌شوند، بدون تاثیر خاصی به پایان می‌رسند. در این نوع جلسات، از هر دری سخن به میان می‌آید و تصمیم‌گیری‌های ناپسند اتخاذ می‌شود. تنظیم، اطلاع‌رسانی و پایبندی به دستور جلسه به سادگی می‌تواند کارآیی جلسات را بهبود بخشد. یک دستور جلسه مناسب باید شامل موارد زیر باشد، اما به آنها محدود نمی‌شود:

  1. باید تلاش شود تا بحث در مورد موضوعات مهم در ابتدای جلسه مطرح شود.
  2. باید موضوعات مورد نظر را به دقت مطرح کرد.
  3. اهداف جلسه باید به صورت صریح، روشن و واضح بیان شوند.
  4. در صورت امکان، زمان مخصوص برای بررسی هر یک از موضوعات مشخص گردد.
  5. با توجه به مدت زمان مجاز جلسه، تعداد اهداف مشخص گردد.
  6. اعضای جلسه باید مطلع شوند که آیا امکان ارائه پیشنهادات و تبادل نظرات شخصی در جلسه وجود دارد یا خیر.
  7. اطلاعات مرتبط با مستندات یا مطالب مورد نیاز برای جلسه، قبل از جلسه به اعضا ارسال شوند.
  8. باید مکانی برای ثبت نتایج و تصمیمات گرفته شده در جلسه در نظر گرفته شود.
  9. در صورت لزوم، توزیع دستور جلسه به اعضا قبل از جلسه برگزاری، زمان کافی به آنها داده شود تا آمادگی مناسب را داشته باشند.

توضیح کاملی درمورد صورت‌ جلسه

صورت‌ جلسه چیست؟ درواقع صورت جلسه به مستندی گفته می‌شود که شامل اطلاعاتی نظیر تاریخ و مکان برگزاری جلسه، حضوریان و غایبین، تصمیمات و گفت‌وگوهای جلسه است. این اسناد معمولاً با فرمت‌های مشخصی نوشته می‌شوند و تمرکز اصلی آنها بر روی ثبت تصمیمات به همراه اطلاعاتی از جمله اشخاص مسئول اجرا و زمان انجام تصمیمات است. در تدوین صورت‌جلسه، موارد زیر باید مورد توجه قرار گیرند:

  1. عنوان جلسه، تاریخ، مکان و نام سازمان باید در صورت‌جلسه ذکر شوند.
  2. فهرست اسامی حاضرین باید در اسناد مذکور آمده و ثبت شود.
  3. فهرست اسامی غایبین نیز باید در صورت‌جلسه دخیل گردد.
  4. خلاصه‌ای از موضوعاتی که در جلسه مطرح شده است، باید در صورت‌جلسه نوشته شود.
  5. تصمیمات گرفته شده در جلسه به دقت ثبت و گزارش شوند.
  6. پیشنهادها و ایده‌های مطرح شده در جلسه باید در سند جلسه جای یابند.
  7. تاریخ برگزاری جلسه بعدی باید مشخص گردد.
  8. یک ستون برای ثبت اقدامات و ارجاعات باید در صورت‌جلسه تعبیه شود.
  9. پیشنهاد احتمالی و تاریخ تقریبی برای دستور جلسه بعدی نیز باید در سند جلسه درج شود.

همچنین، برای نگارش دقیق تصمیمات، می‌توان از الگوی W+H 5 استفاده نمود. این الگو شامل شش سوال اساسی زیر است:

  1. چیستی دقیق موضوع تصمیم (What)
  2. چرا این تصمیم گرفته شده است (Why)
  3. محل اجرای تصمیم چیست (Where)
  4. زمان انجام تصمیم چگونه تعیین شده است (When)
  5. کدام فرد یا افراد مسئول اجرای تصمیم هستند (Who)
  6. چگونه این تصمیم انجام خواهد شد (How)

در ابتدای جلسه چه اقداماتی باید انجام دهیم؟

در ابتدای هر جلسه، مجری جلسه یا گاهی هم رئیس جلسه اهداف و رویکردهای جلسه را به اعضا توضیح می‌دهند و سپس به طرح پرسش‌ها می‌پردازند. طرح پرسش‌ها در جلسه به چهار گونه انجام می‌شود:

  • پرسش‌های کلی: این نوع پرسش‌ها دامنه‌ای وسیع از پاسخ‌های ممکن را در ذهن اعضا ایجاد می‌کنند.
  • پرسش‌های مشخص: این پرسش‌ها بر روی ایده‌هایی تمرکز می‌کنند که دامنه پاسخ‌های آنها محدودتر است.
  • پرسش‌های جانبی: در این نوع پرسش، اعضا از اعضای گروه دیگر سوال می‌پرسند تا به داوطلبان پاسخ دهند.
  • پرسش‌های مستقیم: در این نوع پرسش، مستقیماً به یک فرد خاص متوجه می‌شوند.

مهم‌ترین نکته این است که پرسش‌های کلی و جانبی معمولا کمترین خطر را دارند و بهتر است که بحث با آنها آغاز شود. در مواقعی که در جلسه گروهی احساس راحتی و آرامش شود، می‌توان پرسش‌های مستقیم و مشخص را مطرح کرد.

جلسه چیست و برای مدیریت آن باید چه اقداماتی انجام داد؟

در ابتدای مقاله به سوال جلسه چیست پاسخ دادم و اکنون قرار است درمورد نحوه مدیریت جلسه بدانیم. در اداره جلسه، برای دستیابی به کارآیی بیشتر، باید موارد زیر را رعایت کنیم:

  • هدایت منظم جلسه: بر اساس دستور جلسه ای که پیش‌تر تدوین کرده‌ایم، جلسه را هدایت کنید تا به ترتیب به تمام موضوعات پرداخته شود.
  • تمرکز بر موضوع اصلی: جلسه باید کوتاه و مفید باشد. اگرچه لازم است موضوعات به طور کامل مورد بررسی قرار گیرند، از صحبت‌های فرعی و بی‌فایده پرهیز کنید تا وقت جلسه به بهره‌برداری از بهترین مطالب اختصاص یابد.
  • تسهیلگری جلسه: یک تسهیل‌گر می‌تواند نقش ناظر بی‌طرف را ایفا کند و وظیفه دارد مطالب را به سمت بررسی مسائل و حل مسائل هدایت کند. این نقش بسیار مهم است، به‌ویژه در جلساتی که مطالب جدی و پیچیده‌ای بحث می‌شوند.
  • درگیر کردن همه شرکت‌کنندگان: از همه اعضا در جلسه درخواست کنید تا نظرات خود را ارائه دهند. اگر شما تنها صحبت کنید، اعضا ممکن است احساس کنند نظراتشان مهم نیست و فقط شما نظرات دیگران را مطرح می‌کنید. باید تعادلی منطقی بین صحبت‌های گروه و شما ایجاد کنید.

 اصول مدیریتی که برای برگزاری meeting باید بدانیم

گاهی اوقات، در حین اجرای یک جلسه، رفتارهایی توسط اعضای جلسه به وقوع می‌پیوندد که خارج از ساختار رفتاری و حرفه‌ای سازمانی است. برای مقابله با و جلوگیری از وقوع چنین رفتارهایی، روش‌های مختلفی در نظر گرفته می‌شود که به موقعیت خاص جلسه واگذار می‌شود.

در زیر، به برخی از این روش‌ها برای گروه‌های مختلف اشاره می‌کنیم:

  • صحبت‌کنندگان (پچ پچ کنندگان): در صورتی که کسی به ناپایداری سخنرانی می‌پردازد، می‌توانید سکوت کوتاهی را ایجاد کنید تا او متوجه شود که باید سخنرانی را توقف کند.
  • افرادی که با گوشی کار می‌کنند: در ابتدای جلسه، تذکر دهید که گوشی‌ها را خاموش کنند و از استفاده نکردن آنها حین جلسه خودداری کنند.
  • سخنوران‌های بیش از اندازه: اگر یک سخنران زیاده‌روی کند، می‌توانید قطع سخنرانی او را در نظر بگیرید و دعوت کنید تا سخنران بعدی به کلام بپردازد.
  • افرادی که بی‌وقفه صحبت می‌کنند: در مورد افرادی که به نوبت خود توجه نمی‌کنند، می‌توانید سخنرانی آنها را قطع کنید و به نظرات دیگران هدایت کنید. همچنین، از عدم توجه به آنها در نوبت‌های بعدی پرهیز کنید.
  • غوغاگران: اگر کسی به نقطه جلب توجه بیش از حدی اشغال بازی کند، می‌توانید تلاش کنید تا نظر مساعد جمع را جلب کنید تا با این رفتار مقابله شود.
  • افراد مُصِر: پس از اظهار نظر آنها، به طور مودبانه از ادامه موضوع خودداری کنید.
  • خودخواهان: اگر کسی خودخواهانه عمل کند، سعی کنید به کوتاهی نظرات او بپردازید و به نکات اصلی توجه کنید.
  • بی‌نظم‌ها: در جریان فرصت‌های استراحت جلسه، ترتیب را حفظ کرده و اجازه ندهید بی‌نظمی به وجود آید.
  • رئیس‌ها: در ابراز مصوبات اتخاذ شده در جلسه، قاطعیت و وضوح را حفظ کنید.
  • افراد ساکت: اگر با کسی به خاطر سکوتی که دارد مشکل دارید، می‌توانید موضوع را تکرار کرده و از او درخواست اظهار نظر کنید.

موانع و مشکلاتی که در meeting بوجود می‌آید

برگزاری جلسات یکی از فعالیت‌های پیچیده‌ای است که در آن می‌بایست متناسب با موضوعات و اهداف مشخصی اجرا شود. موفقیت یا شکست جلسات بستگی به تجزیه و تحلیل دقیقی دارد که باید به چیزهایی که در جلسه انجام می‌شود و چیزهایی که انجام نمی‌شود، اختصاص یابد. تحقیقات نشان داده است که موانع و مشکلات جلسات را می‌توان به شش دسته‌بندی زیر تقسیم کرد .

توجه اعضای جلسه به موضوعات مختلف در یک زمان:

جلسات اغلب از اعضای متعددی تشکیل شده‌اند و هر کدام از اعضا دارای علائق، مشکلات و اولویت‌های خود هستند. بنابراین، طبیعی است که در حین جلسه، ذهن هر فرد به مسائل مختلفی تمرکز کند. این امر می‌تواند یکی از مهمترین موانع موفقیت جلسات باشد.

مغشوش شدن موضوع جلسه با فرآیند آن:

برای رسیدن به یک مرکز توجه مشترک، گروه باید توافق کند که چه موضوعاتی در جلسه بحث شود و چگونه این بحث به توافق برسد. تفکیک موضوع (مشکل، عنوان یا موضوع جلسه) از فرآیند (روش و رویه) مهم است، و عدم توجه به این تفکیک یکی از علل شکست جلسات می‌باشد.

برخورد شخصی و تراکم گفت‌و‌گو در meeting:

بسیاری از اعضا دارای تمایلی به سرعت وارد گفتگوی جلسه می‌شوند و نقطه نظرات خود را به سرعت اعلام می‌کنند. این امر می‌تواند منجر به تراکم در گفت‌و‌گوها شود که باعث منحرف شدن جلسه از هدف اصلی خود می‌شود. برای حل این مشکل، لازم است که یک فرد جریان متعادلی از گفتگو را برقرار کند و از برخوردهای شخصی بین اعضا هشدار دهد.

عدم وضوح در نقش‌ها و مسئولیت‌ها:

یکی از مشکلات مهم جلسات موفق، عدم وضوح در مسئولیت‌ها و نقش‌های اعضا در جلسه است. بهترین راه حل برای این مشکل، تعیین دقیق نقش و مسئولیت هر فرد حضوری در جلسه قبل از شروع آن است.

سو استفاده از قدرت توسط رئیس meeting:

وقتی مدیر یا رئیس جلسه از موضوع جلسه استفاده می‌کند تا به منافع شخصی‌اش برسد، بسیار دشوار است که بدون تداخل و دخالت در جلسه اداره کند. تجربه نشان داده است که مدیرانی که جلسات را به تنهایی اداره می‌کنند، تمایل دارند که خود فرداکتی‌ترین فرد در جلسه باشند و بیشترین زمان جلسه را به خود اختصاص دهند. این امر ممکن است باعث کاهش مشارکت اعضا در جلسه شود. راه حل این مشکل تفکیک نقش فرآیندی از نقش قدرت و تصمیم‌گیری است تا مدیر مسئولیت تصمیم‌گیری و مشارکت در موضوع را بپذیرد و وظایف مرتبط با فرآیند را به شخص دیگری (مجری) واگذار کند.

گرایش افراد به یکسان فکر کردن:

 گروه‌ها گاهی تمایل دارند که به یکسان فکرکنند، و این می‌تواند به نقدها و انتقادها کمک نکند. برای پیشگیری از این مشکل، لازم است اطمینان حاصل شود که اعضای جلسه از تنوع نقطه نظرات در جلسات تصمیم‌گیری استفاده می‌کنند و به گروه‌های فکری نپیوندند.

جمع بندی مقاله جلسه

در جواب سوال جلسه چیست باید بگویم که جلسه مفهوم یک عبارت یا واژه اصلی است که موضوع یا موارد مهمی را که در یک جلسه بحث می‌شود، به طور خلاصه و واضح نمایان می‌کند. این کلمه کلیدی جلسه به عنوان یک نقطه تمرکز برای جلسه عمل می‌کند و به اعضای جلسه کمک می‌کند تا موضوع اصلی و اهداف جلسه را به سرعت درک کنند.

برگزاری جلسه به مدیران و مشارکت‌کنندگان جلسه کمک می‌کند تا جلسه را به بهره‌وری و کارآمدی بیشتری اداره کنند. موضوع جلسه معمولا در ابتدای جلسه ارائه می‌شود و به عنوان یک راهنمای اصلی برای موضوعاتی که در جلسه باید بحث شود، عمل می‌کند.

مثلا، در یک جلسه مدیریتی با موضوع «برنامه‌ریزی استراتژیک سال آینده»، موضوع جلسه می‌تواند «استراتژیک سال آینده» باشد. این عبارت به اعضای جلسه نشان می‌دهد که موضوع اصلی بحث و تصمیم‌گیری در این جلسه مرتبط با برنامه‌ریزی استراتژیک سال آینده است و همچنین اهداف و نقاط تمرکز را واضح می‌سازد.

ممنون که تا انتها همراه من در دانشگاه کسب و کار بودید. امیدوارم توانسته باشم اطلاعات کاملی در خصوص جلسه به شما ارائه کنم. همچنین شما می‌توانید از طریق بخش نظرات با تیم دانشگاه کسب و کار در ارتباط باشید.

Leave a comment